Si usted es abogado interno o gerente de una empresa, es posible que haya oído acerca de la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés) y tenga interés en conocer más sobre este sistema y sus beneficios. En este artículo se comparten las respuestas a las preguntas más frecuentes que muchas empresas hacen antes de iniciar un proceso de implementación de tecnología legal; además, se ofrecen consejos que ayudan a implementar la solución tecnológica que más conviene a cada empresa.
El Contract Lifecycle Management (o CLM) es el proceso automatizado que recorre un contrato —desde su generación, gestión y firma— hasta su almacenamiento, mediante el uso de herramientas de software.
Otras voces: ¿Qué factores considerar para calificar de exitosas las fusiones entre grandes despachos de abogados?
¿Cuál es el propósito de la gestión del CLM?
Permite que el proceso contractual de las empresas en su operación diaria sea más sencillo y eficiente, logrando una mejor coordinación con el equipo involucrado durante el proceso de contratación, sean miembros del equipo gerencial, operativo o jurídico.
El CLM puede convertirse en la herramienta estratégica que mejore la gestión de los contratos en las empresas.
¿Cómo funciona el CLM?
Centraliza todas las solicitudes para la elaboración de un contrato. Con este, el solicitante y las personas involucradas en el proceso de creación y formalización pueden conocer el recorrido de un contrato, porque los CLM se ajustan a las necesidades y parámetros de cada empresa, por lo que en su implementación se podrán designar y configurar los permisos y roles correspondientes para cada etapa de la gestión del contrato.
¿Cómo puedo saber si es momento de hacer una implementación de tecnología legal en mi empresa?
Definitivamente, usted está en el momento idóneo. En un mundo tan globalizado, la transformación digital de nuestros procesos legales no debe quedarse atrás. Los gerentes y abogados in-house deben reiterar en su entorno empresarial la relevancia de generar contratos de manera eficiente y los beneficios que se reflejarán en la operación diaria, con la ayuda de herramientas tecnológicas que serán los mejores aliados.
Para leer: El rol de la verdad al construir equipos de alto rendimiento
¿Cuáles son los beneficios de implementar un CLM?
- Reducción de costos operativos.
- Ahorro de tiempo y recursos humanos.
- Mayor fluidez de las relaciones comerciales internas y externas.
- Una gestión de contratos ordenada y transparente para todas las partes involucradas, que se podrán visualizar en tiempo real.
- Acceso a los contratos y sus anexos en una sola herramienta o archivo central.
¿Cuánto presupuesto necesito para implementar un CLM?
Implementar una solución tecnológica puede ser un reto, pero con el apoyo de profesionales especializados en el proceso de implementar un CLM, el gasto puede ser gradual y amigable.
Antes de iniciar la implementación de un CLM, se debe tener el apoyo de dichos profesionales para obtener un diagnóstico del nivel de madurez de la función legal de la empresa interesada, esto proporcionará más información de las oportunidades de mejora del equipo jurídico y de las metas planteadas antes de la implementación de un CLM.
Sugerimos: 6 tácticas para fortalecer la relación con los clientes, para abogados
Consejos que se pueden seguir:
- No tener miedo de iniciar la transformación digital de los procesos legales. Todos los días la tecnología nos presenta soluciones para hacer más eficientes los procesos operativos de las empresas, y las áreas legales no están excluidas.
- No es necesario un presupuesto ambicioso para iniciar la automatización de un equipo legal. Incluso las herramientas que se usan en el día a día (como Microsoft Word, Outlook y Teams) pueden ayudar a automatizar muchos procesos.
- Conocer más sobre los beneficios del CLM y de otras soluciones tecnológicas disponibles en el mercado. Compartir el interés en implementar un CLM a los miembros de su equipo ayudará a que todos se interesen por esta solución y que su adaptación al software sea más amigable.
- Participar en webinars sobre CLM o tecnología legal. En estos espacios se puede obtener información actualizada y experiencias de otras empresas que han dado el paso a la transformación digital.
*Karina Serrano P. es abogada sénior de EY Nicaragua.
}
Add new comment