En un mundo en constante evolución tecnológica, la automatización y la inteligencia artificial (IA) han jugado un papel fundamental en varias áreas y el ámbito legal no es una excepción. La promesa de optimizar tareas, aumentar la productividad y reducir errores ha llevado a muchas firmas de abogados y departamentos legales a adoptar soluciones tecnológicas avanzadas. Sin embargo, en medio de este entusiasmo por la innovación es fundamental recordar que cuando se trata de eficiencia operativa, el proceso es más valioso que la tecnología en sí.
Sin duda, la llegada de tecnologías, especialmente de IA, ha aportado numerosos beneficios al sector jurídico. Con acceso directo, por ejemplo, a la IA generativa somos capaces de agregar valor en servicios legales en todos los frentes de la empresa, como litigios, contratos y consultoría. Esto se logra automatizando tareas, acelerando el análisis de documentos y permitiendo a los abogados actuar con mayor agilidad, asertividad, calidad y un enfoque en resultados estratégicos para el cliente.
Sin embargo, la simple implementación de tecnología no garantiza automáticamente una operación jurídica eficiente. Al final, la tecnología es un medio, no un fin en sí mismo. Es el proceso que rodea a esta tecnología el que determina su verdadero valor
Por lo tanto, es importante comprender que la tecnología, cuando se alinea con un flujo de trabajo bien estructurado, se convierte en una herramienta poderosa destinada a mejorar ese flujo.
En resumen, aunque la automatización de tareas legales y el análisis de datos pueden proporcionar incrementos significativos en la eficiencia, esto solo se logra cuando se implementan junto con procesos sólidos y bien definidos.
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Los flujos operativos constituyen la base sobre la que se construyen las operaciones legales. Estos implican definir flujos de trabajo, asignar tareas, documentar adecuadamente y asegurar el cumplimiento del propósito y objetivo de la empresa. Los procesos eficientes permiten a las organizaciones manejar casos de manera consistente y garantizar la realización de todos los pasos necesarios.
Incluso con la automatización y la inteligencia artificial, la importancia de los flujos operativos sigue siendo crucial para asegurar la calidad y la confiabilidad de las operaciones legales. Si bien la automatización puede mejorar la ejecución de tareas, sin procesos bien estructurados existe el riesgo de que se pase por alto o se malinterprete información esencial.
Por ejemplo, al considerar las tareas de lectura, el resumen y la extracción de información estratégica de nuevos procesos, quizá se requiera de decenas o incluso cientos de horas de trabajo para completarse. Ahora existe la expectativa de ahorrar cientos de horas al mes para estos abogados, quienes podrán enfocarse en tareas más estratégicas, aumentando así la eficiencia operativa de la oficina.
Nuestra experiencia con la tecnología ha demostrado que garantiza mayor agilidad, seguridad y enfoque estratégico en las tareas. Sin embargo, esto solo ha sido posible porque nuestros procesos ya estaban muy bien implementados y han funcionado de manera eficiente durante al menos una década.
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El punto central de esta reflexión es la eficiencia, asertividad y calidad, elementos que permiten a las y los abogados actuar con una visión estratégica para ofrecer a sus clientes insights e información estructurada relevante para su negocio.
Por lo tanto, el verdadero secreto del éxito en las operaciones legales radica en la integración armoniosa entre personas, procesos y tecnología. ¿Cómo lograr esta integración? Aquí unas ideas:
- Flujo estructurado: Antes de debatir sobre el uso o implementación de tecnología, es importante tener un flujo bien estructurado y diseñado, que incluso sirva para la gestión del conocimiento.
- Necesita valoración: Es fundamental evaluar las necesidades específicas de la empresa antes de implementar cualquier tecnología. Comprender los procesos existentes e identificar puntos de ineficiencia es el primer paso para determinar cómo aplicar la tecnología de manera efectiva.
- Entrenamiento apropiado: La eficacia de la tecnología depende de las personas que la utilizan. Es fundamental proporcionar formación adecuada a los miembros del equipo para asegurar que sepan cómo usar las herramientas tecnológicas de manera eficiente y alineada con los procesos establecidos. Los empleados deben entender el propósito y el contexto en el que se implementa la tecnología.
- Seguimiento y mejora continua: La implementación de tecnología y procesos no es un evento único, sino un esfuerzo constante. Resulta crucial monitorear continuamente el rendimiento, identificar áreas de mejora y ajustar los procesos y la tecnología según sea necesario.
- Respeto a la ética y la privacidad: En el ámbito jurídico, la ética y la privacidad son de suma importancia. Las organizaciones deben asegurar que la tecnología se utilice de manera ética y cumpla con las normativas de protección de datos.
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Aunque la tecnología, incluida la inteligencia artificial, juega un papel vital en la optimización de las operaciones legales, los flujos operativos continúan siendo la base del éxito y aseguran que las mentes dedicadas a este trabajo sean más analíticas. La tecnología solo adquiere verdadero valor cuando se integra efectivamente en los procesos organizacionales.
Por lo tanto, el verdadero desafío no es elegir entre tecnología o proceso, sino reconocer que ambos desempeñan roles igualmente importantes en la mejora de la eficiencia operativa en el ámbito legal. La armonía entre tecnología y proceso es el camino para alcanzar el éxito sostenible en las operaciones legales.
Es importante destacar que el proceso no es solo un conjunto de procedimientos burocráticos, sino una parte esencial de la estrategia general de una empresa. Constituye la base sobre la que se puede construir la tecnología para ofrecer resultados reales y medibles.
Un error común en nuestro mercado es interpretar la implementación de tecnología como un sustituto de los profesionales. Sin embargo, es simplemente una herramienta poderosa para apoyar su trabajo. Cuando los procesos están bien diseñados y la tecnología se utiliza efectivamente para respaldarlos, se pueden alcanzar eficiencias operativas notables, lo que resulta en excelentes resultados comerciales y refuerza el rol del profesional como socio analítico y de negocio.
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Finalmente, aunque la tecnología desempeña un papel importante en la optimización de las operaciones legales, es el proceso el que determina el éxito o fracaso de dicha optimización.
Invertir en la mejora de procesos, la alineación estratégica y la capacitación adecuada es esencial para garantizar que la tecnología sea una herramienta efectiva en la búsqueda de eficiencia operativa en nuestro sector. Una combinación adecuada de profesional calificado, proceso y tecnología puede conducir a resultados excepcionales y sostenibles para las empresas.
*Gustavo Maganha es gerente de tecnología e innovación de PG Advogados y es experto en Inteligencia artificial, datos y tecnologías emergentes por IBM.
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