En piezas anteriores, hemos abordado que las Legal Ops (operaciones legales) comprenden una serie de procesos y actividades destinadas a mejorar la eficiencia de la función legal de una empresa. Dicho esto, vale la pena recordar que el departamento legal de una organización no se limita a atender cuestiones “puramente” legales.
Similar a un consultorio médico, la percepción común es que su función se limita a la atención de pacientes con problemas de salud y se pierde de vista que ese consultorio también debe encargarse de gestionar proveedores externos (materiales sanitarios, vacunas, medicamentos), manejar un sistema contable, administrar una base de datos de pacientes y realizar seguimientos de sus tratamientos.
Lo mismo ocurre al interior de un departamento legal, en donde no solamente "se revisan contratos”. La asesoría jurídica de una empresa maneja un presupuesto, gestiona proveedores externos (desde una compañía de software hasta un despacho de abogados), maneja métricas de desempeño, provee capacitaciones y gestiona conocimiento, interviene en la planificación estratégica e inteligencia de negocios y, además, utiliza soluciones tecnológicas especializadas (legaltech).
Si estas actividades se realizan de manera aislada —sin coordinación entre sí— el resultado es adverso: ineficiente, costoso y carente de valor. Por esta razón, Juan Antonio Castro, vicepresidente corporativo legal de Grupo Intercorp, señala que:
“La adopción de nuevos procesos siempre requiere trabajar en la cultura interna, sobre todo si esto implica desaprender algo para aprender otra cosa y adoptar nuevos usos”.
Las Legal Ops se apoyan en tres pilares:
- el talento humano,
- la tecnología y
- la gestión (management).
Para que estos tres elementos funcionen de manera armónica deben pasar por una curva de adaptación. En otras palabras, debe ocurrir una transformación cultural y esta última es uno de los principales retos de un modelo de operaciones legales.
De estos tres elementos, la tecnología puede posicionarse como la más desafiante dentro del proceso de adaptación. Con la rapidez a la que avanza la tecnología y la existencia de herramientas cada vez más sofisticadas (por ejemplo, la inteligencia artificial), no es atrevido decir que el uso de soluciones tecnológicas puede volverse un proceso complejo que resta fluidez al modelo de Legal Ops.
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A decir de Castro, este proceso es cada vez más frecuente en nuestro entorno con los cambios continuos en la tecnología.
"El mindset de nuestra gente ya incorpora esta premisa y asume que estamos en un contexto que nos exige cambios y adaptaciones cada vez más frecuentemente”.
Con el objetivo de profundizar más sobre el uso de la tecnología en las Legal Ops y la importancia de alinearse con los objetivos del negocio como parte de una transformación cultural, LexLatin conversó con Juan Antonio Castro, quien ha sido parte del programa ejecutivo “Operaciones Legales: Excelencia Operativa en las Gerencias Legales y en las Firmas de Abogados”.
Una nueva edición está por iniciar, se dictará del 3 al 17 de octubre. Para completar la inscripción en el programa y consultar información sobre su contenido, puedes ingresar aquí. ¡Recuerda que el cupo es limitado!
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Curva de aprendizaje
¿Cuál crees que sea la mejor forma de gestionar la dinámica de “ensayo y error” respecto de la adopción de tecnología en una asesoría jurídica?
Juan Antonio Castro: Creo que hay que correr riesgos controlados. Siempre que haya una buena preparación, los errores pueden resultar en aprendizajes valiosos. Hay que apostar al cambio y estar listo para que existan temas no previstos que deban manejarse como ensayo-error y aprendizaje-mejoría.
¿Cuál sería el riesgo de que la transformación digital del negocio y de la asesoría legal no estuvieran alineadas?
Juan Antonio Castro: Deben estar alineadas. La asesoría, para ser exitosa, implica estar en capacidad de entender el negocio y anticiparse a las necesidades y las expectativas del cliente. Un asesor analógico no será muy útil a un cliente digital.
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Tecnología a la medida
¿Crees que la “customization” de la tecnología es indispensable para procurar el éxito en la implementación de una Legal Ops?
Juan Antonio Castro: Creo que no todas las soluciones tecnológicas son convenientes para todos por igual. Esto depende de muchos factores que pueden variar entre una organización y otra.
Se requiere evaluar si aquello que funcionó en un lugar tendrá los mismos beneficios en nuestra operación. Si la respuesta es afirmativa, la siguiente pregunta es si requiere modificaciones al modelo original para poder ser aplicado con éxito.
Tomando en cuenta que la tecnología cada vez se especializa más, ¿consideras necesario segmentar las capacidades del equipo que opera la tecnología en una asesoría jurídica?
Juan Antonio Castro: Sí, es necesario estar preparado para ir cada vez más profundo en la especialización, manteniendo una visión amplia también.
En este caso, en función del proceso-cliente-problema o tarea se puede requerir una segmentación que acompañe la especialización que se requiere para atender una determinada necesidad.
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Reflexión final sobre un cambio de cultura
Juan Antonio Castro: el uso de herramientas tecnológicas implica, en la gran mayoría de los casos, ahorros y eficiencias a favor de la compañía y sus empleados. Es responsabilidad del líder comunicar estos beneficios.
No obstante, es importante tener en cuenta que este nuevo aprendizaje demanda tiempo y esfuerzo por parte de nuestro personal. Debe llevarse a cabo desde un enfoque común y empático, en coherencia con la cultura de la empresa, con el fin de fomentar y facilitar los procesos de aprendizaje e implementación de nuevas tecnologías y procesos.
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