¿Por qué la planificación hace al abogado más productivo?

Al terminar la jornada, es normal que cualquier persona sienta que el día pudo haber sido más productivo. Y la mayoría de los abogados no escapan a este sentimiento.

El ritmo frenético de la profesión, la necesidad de dar respuestas inmediatas y atender a clientes, compañeros de trabajo y familiares, bien sea en persona, o a través de todas las opciones que nos da la tecnología, ha generado una falsa impresión de que podamos gestionar multiples asuntos al mismo tiempo. El acceso al individuo es tan directo (e-mail, WhatsApp, llamadas telefónicas, Twitter, LinkedIn, pasillos, etc), que casi no quedan barreras. Esto provoca que percibamos una constante presión hacía la acción inmediata ante una sensación de urgencia continua, que muchas veces no es real.

En otras palabras, podéis intentar contar las veces que frente a vuestro ordenador encendido, y empeñados en escribir un documento, os interrumpen pasando a otro asunto, ya sea profesional o personal. Estamos mirando las cláusulas de un contrato y llega un email. Lo abrimos. Suena el teléfono. Contestamos. Como el colega nos pide un asesoramiento rápido, echamos un vistazo a la carta de exclusividad que le genera dudas. En este momento tocan a la puerta por una consulta. Le atiendes, vuelves a retomar el hilo. ¿Cuál hilo? ¿Dónde estaba? Y mientras tanto, las cláusulas del contrato esperan, y el estómago acumula tensión. Mañana deberás presentar tus conclusiones sobre la demanda propuesta por la Asociación de Consumidores, pero … ¡Ay, el móvil! Nacho quiere saber si voy al padlle el domingo, y María si me da tiempo de ir a recoger a los niños.

El documento sigue abierto en tu ordenador. Y así pasas la jornada.

Lo llamamos entorno multitareas, que equivale a un entorno donde gestionar la organización del trabajo se hace muy complejo, debido a las constantes interrupciones o desviaciones de una tarea a otra. Intentamos enfrentarnos a este monstruo durante todo el día (y puede que la noche), esperando descubrir cómo ser más eficientes y acumulando frustración por no estar en todo con el nivel de atención que nos gustaría.

En este bucle continuo, en el que reaccionamos constantemente a las emergencias, saturado de “si solo me dejasen trabajar 10 minutos seguidos” o “¿dónde estaba?”, quizás haya una verdad que desconocemos. No somos multitareas. Nuestro celebro no es multitarea. No podemos pensar simultáneamente en dos o más tareas; lo que hacemos es pasar de una a otra (switching), pero haciendo una cosa a la vez. Al intentar gestionar varios en un arco de tiempo limitado nos hacemos ineficientes o poco productivos.

La escasa productividad no solo se refleja en un estado emocional de tensión y agobio, sino que va tomando creciente importancia en los aspectos relacionados con la gestión del despacho o del departamento de servicios jurídicos.

¿Productividad? Pero, ¡si no somos máquinas! ¿Tiene sentido hablar de la productividad de un abogado?

Afortunadamente o desafortunadamente, la productividad se puede medir y tiene repercusiones en nuestra profesión, mejor dicho, en nuestro negocio. Es lo que nos hace quedar en el despacho hasta las 10 de la noche o llevarnos el trabajo a casa. La aceptación de la idea de que los despachos son empresas jurídicas conlleva la necesidad de acercarse de forma racional a conceptos como la capacidad productiva.

Con este término nos referimos al máximo nivel de producción que puede soportar una unidad productiva concreta (un despacho, un departamento o un abogado), en circunstancias normales de funcionamiento y durante un periodo de tiempo determinado. Un despacho o un departamento in-house necesitan satisfacer una demanda y, por eso, tienen que disponer de una determinada capacidad productiva. Si una firma tuviese una capacidad productiva por encima de la requerida, estaría perdiendo clientes. Si la tuviese por debajo, estaría incurriendo en costes adicionales a la producción existente.

La capacidad productiva pertenece a la organización, pero cuando las organizaciones son altamente dependientes de capital humano, como ocurre en el sector legal, esta capacidad se ve significativamente condicionada por la productividad de los individuos.

Esto es cierto por ahora. Y quizás sea menos cierto a futuro, cuando la productividad de un despacho estará cada vez más condicionada por los recursos tecnológicos, las automatizaciones y las estandarizaciones.

¿Cómo puede aumentar la productividad el abogado en el día a día? La planificación es la clave para producir más en menos tiempo.

En este sentido, habrá que planificar dos aspectos: cómo vamos a trabajar y el trabajo que vamos a realizar.

Planificar cómo trabajar

Empezamos con el primero, ¿cómo vamos a trabajar? Hemos visto que fingir ser multitarea no nos ayuda. Y sin embargo parece que es lo que nos está pidiendo el entorno laboral, social y familiar. ¿Cómo salimos de este enredo?

Una solución es aplicar la técnica del chunking, dividiendo el día de trabajo en fragmentos (chunks). En cada bloque nos ocuparemos de un asunto. La elaboración de un contrato de compraventa será un bloque que apuntaremos en nuestra agenda como si fuese una reunión, dedicándole un tiempo cerrado en el que no admitiremos interrupciones. El acuerdo de exclusividad, que se puede redactar en 30 minutos seguidos, si hay interrupciones requiere 60 minutos (netos del tiempo de estas últimas): el doble del tiempo, del coste y del esfuerzo. Por contra, cuanto más somos capaces de evitar los “switching” y de trabajar en chunks de tiempo, menos momentos start-up tenemos y, por lo tanto, menos ineficiencia: más calidad, menores tiempos de ejecución, menores costes y más rentabilidad por tarea.

¿Y si nuevos asuntos surgen inesperadamente? Si ya sabemos que cada día tendremos que gestionar un porcentaje de asuntos imprevistos, en nuestra agenda planificaremos diariamente un chunk o dos de “asuntos entrantes”, a los que dedicaremos el tiempo adecuado, según nuestra experiencia.

Planificar el trabajo 

Por otro lado, para aumentar la productividad personal es fundamental planificar el asunto que nos han encargado. En esta planificación se basa el Legal Project Management, o gestión de proyectos jurídicos. Planificar un asunto jurídico significa:

• Analizar la necesidad del cliente e identificar los objetivos del proyecto;


• Definir las actividades que realizaremos;


• Establecer secuencias;


• Distribuirlas en un calendario; 


• Asignarles los recursos humanos y económicos adecuados.

La planificación del caso nos permite movernos en un entorno con menos incertidumbre, lo cual beneficia nuestro estado emocional, el entorno del trabajo, la relación con el cliente y la gestión del cambio.

Planificar los casos como proyectos nos permite tener una capacidad productiva flexible y adaptarnos a los cambios. Elevar el porcentaje de capacidad real nos hará más eficientes.