La eficiente gestión del conocimiento

Los clientes del sector legal cada vez son más exigentes y desean que todo ocurra con mayor celeridad, además con alta calidad. Este es un reto que, indudablemente, debe asumir el departamento de gestión del conocimiento, dado que es el encargado de anticiparse a las situaciones para lograr que los abogados tengan la información y el conocimiento necesario para atender las necesidades de sus clientes.

La fórmula para eficientar el servicio del abogado involucra la integración de procesos jurídicos o estandarización de documentos a la tecnología. Esto hace que los trabajos sean rápidos y tengan gran valor jurídico, lo mejor es que proporcionan un buen servicio al cliente. Hoy por hoy, los clientes se quedan con los despachos que les dan valor agregado a sus servicios jurídicos y usan tecnología que genere eficiencia y cercanía.

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Los grandes desafíos de la gestión del conocimiento tienen que ver con lograr que los abogados generen una cultura de adopción de procesos colaborativos y tecnología, de esta manera el capital intelectual estará a salvo. Es así como las firmas de abogados se han dado cuenta de que tienen que ir creando equipos multidisciplinarios para prestar sus servicios jurídicos.

Actualmente es inconcebible que un servicio jurídico se preste solamente con abogados (como se hacía en el pasado), nuevos roles como el de Business Intelligence (inteligencia de negocios), Legal Project Management (gerencia de proyectos legales) y Knowledge Manager (gerente de conocimiento) son esenciales en el negocio. El de Business Intelligence se encarga de garantizar que la planeación presupuestal sea la justa para las partes y que se envíen propuestas de honorarios de acuerdo con lo solicitado, así finalmente, tras cada servicio se podrá obtener la rentabilidad esperada.

Por otra parte, el Legal Project Manager se encarga de aterrizar el proyecto (servicio jurídico) tanto en alcance, como en tiempo y costo, y en adelante se vuelve el “alertador”, pues monitorea e informa si alguna de las anteriores variables se está viendo afectada en el desarrollo del proyecto legal. El Knowledge Manager provee la información actualizada y los insumos necesarios para que el servicio se preste de manera idónea y ágil, a través de la estandarización y automatización.

Ahora bien, hoy en día existe una herramienta tecnológica para cada uno de los procesos legales y estas son perceptibles para el cliente final. Si pensamos en cualquier servicio jurídico como un ciclo, es claro que siempre se necesitarán las siguientes herramientas tecnológicas para la eficiente gestión de la información, agilidad de los procesos y la seguridad de la información:

1. Un Data Room para que, inicialmente, el cliente comparta la información necesaria para desarrollar el servicio jurídico.

2. Inteligencia artificial, dado que el servicio requiere de análisis de información, en la mayoría de los casos, grandes volúmenes. Estas herramientas de inteligencia artificial garantizan el análisis masivo y ágil de la información.

3. Automatización de documentos. Una vez analizada la información se deben crear los reportes de hallazgos y no hay algo más rápido que los documentos estandarizados.

4. Gestión documental del servicio jurídico. En todo servicio jurídico los documentos son innumerables y gestionarlos no es tarea fácil. Gran parte del tiempo de los abogados se va en ello, una plataforma para la gestión es indispensable, que además permita el acceso de las partes para hacer el proceso de forma colaborativa, ese es el camino.

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5. Plataforma de firmas electrónicas que agilizan el proceso de firma y recolección. Para todos es claro que en el pasado esta tarea era bien compleja y con un gran margen de error por cambios a última hora.

6. El cierre formal a través de una plataforma de gestión documental (ver punto 4), permitirá compartir la información final de manera rápida y sin generar inversión de tiempo poscierre.

7. Para el control y seguimiento de las obligaciones de las partes tras la operación realizada, nada mejor que gestionarlas a través de plataformas de Contract Management (Gerencia de Contratos).

Así las cosas, la transformación digital en los procesos jurídicos es en donde están puestos los ojos en este momento, dada la eficiencia que estas tecnologías generan en los procesos y la mitigación de riesgos de errores humanos. Indudablemente, organizar los procesos e implementar tecnologías generan un gran desafío para los abogados, quienes tienen que adoptarlas y, adicionalmente, deben desarrollar habilidades como el trabajo en equipo con profesionales de otras disciplinas.

*Fabian Urriago-Guzmán es director de gestión del conocimiento en Gómez-Pinzón Abogados y es cofundador de la Alianza Latinoamericana para la Innovación Legal (ALIL) en Bogotá, Colombia.

Este artículo fue publicado en el E-book de Lawit Group, titulado 'Un Futuro Digital – El entorno legal y el rol del abogado'.