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l sector legal en el mundo está viviendo una transformación importante, debido a la incorporación de la tecnología en sus procesos como; la automatización, el uso de inteligencia artificial, machine learning, big data, blockchain/Pixabay

La guía para emprender la transformación digital en las firmas de abogados

El éxito de los proyectos digitales en los despachos se debe medir con la retroalimentación de los clientes y usuarios.
por Fabian Urriago Guzmán
publicado el06/08/2019
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Proyectos

Para el sector legal, hablar del desarrollo de proyectos y la prestación de servicios legales por proyectos es un mundo aún por descubrir. Aunque se están dando pasos importantes en relación con la transformación del sector, un ejemplo de ello es la incorporación de metodologías como Legal Project Management (LPM) para intentar dejar de lado el cobro por horas y optimizar los servicios (de cara al cliente), aún falta mucho camino por recorrer.

Hoy en día, las firmas deben emprender lo antes posible el camino hacia la transformación digital y lo anterior no se puede abordar de una forma diferente a la de transformarse (paso a paso) a través del desarrollo de proyectos.

Esta es una decisión que no debe tomarse a la ligera y simplemente salir a buscar herramientas tecnológicas para comprar e implementar, es importante definir una estrategia colectiva corporativa, en la que se involucre a todas las personas de la organización, sin excepción alguna, en la que el resultado sea identificar a dónde se quiere llegar (visión) y qué se necesita para lograrlo (procesos y tecnología).

Algunos de los factores a tener en cuenta son el factor humano, la definición de la estrategia de la organización y el apalancamiento en la tecnología.

Para iniciar, las organizaciones deben surtir una primera y fundamental fase de revitalización, en la que prepara a sus colaboradores para el cambio. Básicamente, este proceso busca que las personas entiendan que siempre se tendrá “desorden antes del orden” y que aún así es necesario que se involucren, promuevan y aporten al cambio desde sus roles, como fuente fundamental de la transformación con miras a desarrollar proyectos exitosos.

Particularmente el sector legal en el mundo está viviendo una transformación importante debido a la incorporación de la tecnología en sus procesos, como la automatización, el uso de inteligencia artificial, machine learning, big data, blockchain, etc., sin desconocer que las generaciones (abogados y clientes millennials) hacen que las cosas se deban hacer de forma diferente.

La clave del éxito está en cambiar la “cultura”, una vez se logre, será más fácil orientarla hacia el desarrollo de proyectos. Algunas recomendaciones para llevar a cabo este objetivo son:

A nivel estratégico:

  • Se requiere que la alta dirección trabaje de la mano con los directores de proyectos y marquen el camino de la "estrategia corporativa" a seguir.

  • Una vez definida la estrategia corporativa, se deberá planificar el portafolio de proyectos a desarrollar. Se recomienda pensar primero en la estrategia y luego en el dinero a invertir.

  • Con el portafolio de proyectos definido y priorizado, se debe asignar un sponsor de la alta dirección, un director de proyecto y un equipo multidisciplinario para el desarrollo del mismo.

  • Realizar sesiones de “conexión estratégica” periódicas, para poner en conocimiento de la organización los proyectos a desarrollar, los resultados esperados y las personas involucradas, a fin de promover una comunicación clara a todos los niveles.

Gestión de resultados:

  • Las organizaciones deben orientar su operación hacia los “resultados”, donde lo único importante es lograr el objetivo planteado. Lo más recomendable es dejar de lado el “control” y dar prioridad a los resultados sobre el cumplimiento de horarios de trabajo, no necesariamente un empleado que pase mucho tiempo en la oficina o sea el más cumplido es el más eficiente.

  • Los proyectos necesitan líderes que inspiren, no jefes. Esto significa que, cuando se tiene claro el objetivo y la premisa es alcanzarlo, cualquier miembro del equipo de trabajo -cuando se necesite- podrá ejercer el rol de líder.

  • Cada vez habrán menos “departamentos” y existirán equipos que se distribuyen responsabilidades para lograr objetivos colectivos.

  • Para promover los resultados, el feedback y reconocimiento es muy importante para todas las personas. Se recomienda retribuir el esfuerzo de los equipos de proyectos en la misma proporción, de tal forma que la satisfacción sea igual para todos los involucrados.

Gerencia de proyectos: 

  • El equipo de dirección de proyectos no debe sobreponer los intereses particulares sobre los colectivos y debe preguntarse a diario: "¿Qué es lo mejor para la organización?" y enfocar sus esfuerzos en ello.

  • Se debe trabajar por un objetivo común y no individual. Esto significa que los miembros del equipo de dirección de proyectos deberán trabajar en cooperación permanente y no competir entre ellos.

  • Una vez estimado el tiempo y los recursos de cada proyecto, se debe identificar la capacidad interna y externa para desarrollar el proyecto. Lo ideal sería hacer un proyecto a la vez y bien hecho, incluyendo el tiempo de estabilización.

  • Se debe crear un verdadero Sistema de Información de Dirección de Proyectos, que permita recopilar las lecciones aprendidas (memoria institucional) y que sirva de fuente de consulta permanente antes de iniciar nuevos proyectos.

Finalmente, es importante tener presente que una vez salga a producción un proyecto, su éxito se mide principalmente por la retroalimentación que se reciba de los clientes / usuarios del mismo.

Como vemos, la planeación y ejecución de proyectos nunca será perfecta, pero tener en cuenta estas recomendaciones, garantizará que las organizaciones trabajen de una forma diferente y transformen la forma de alcanzar objetivos comunes a través de proyectos exitosos.

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