La evolución de la prestación de los servicios legales ha llevado a la profesionalización empresarial de los despachos de abogados. Es decir, estos dejaron de ser simples oficinas concentradas en la resolución de asuntos para comprender las implicaciones organizacionales de las empresas.
Es así que el propósito de este artículo es hacer un llamado de atención a quienes carecen de conocimientos sobre la administración del negocio y, con ello, proporcionar una guía como herramienta elemental que, sin lugar a duda, resultará eficiente.
Guía para pequeñas y medianas firmas
1. Estructurar una estrategia de negocio. Las firmas de abogados no son empresas muy distintas a aquellas que tienen como clientes, así que considere las buenas prácticas empresariales de los clientes: haga un ejercicio de planeación estratégica, establezca una misión, una visión, unos objetivos y metas. Analice constantemente las métricas de su negocio, haga reuniones periódicas con sus socios y discuta las áreas del derecho que la firma va a ofrecer, sectores de la economía en los que se van a enfocar, discuta sobre los costos de la firma, las tarifas que cobra y mire los clientes objetivo y los aliados para llegar a ellos.
El mercado es cada vez es más competido, tenga claro cuál es su propuesta de valor y su diferencial. Tome decisiones informadas, no espere a estar en aprietos para pensar en su negocio.
2. Establecer procesos mínimos. De la planeación estratégica saldrán los puntos más relevantes en los que la firma deberá enfocar esfuerzos, sobre ellos tenga claridad en el cómo se hacen.
Le anticipo un poco lo que deberá tener en cuenta: facturación y cobro, contratación, sistema de compensación (tanto de socios como de abogados), plan de carrera y herramientas mínimas de tecnología.
3. Contratar un Practice Management System (PMS). No se requiere de mucha tecnología para empezar, no se agobie ni se deje presionar por la onda de la innovación.
Lo único en lo que debe invertir es en herramientas simples como computadores con sus respectivos sistemas operativos, un buen servicio de internet y un software especial para administrar firmas de servicios legales (PMS), este último le facilitará toda la operación de su negocio: desde la producción (trabajo) de los abogados hasta el proceso de facturación y cobro, pasando por índices de medición, compartir documentos, entre otros.
4. Actividades mínimas en temas comerciales y de mercadeo: Estamos en un mundo altamente competido y la industria de servicios legales cada vez tiene más oferta de excelentes abogados, por lo tanto, propóngase salir a “vender”, haga actividades de mercadeo y promoción.
Estas actividades deben ser totalmente coherentes con la estrategia del negocio, pero deben ser simples, consistentes, medibles y poco costosas. No se enrede, no tiene que ser un experto ni contratar a uno para tener visibilidad. En internet encuentra mucha información que lo puede ayudar a empezar, ya llegará el momento de invertir.
5. Tener personal administrativo capacitado. No necesitará de un CEO de una multinacional, ni hacer un gasto desproporcionado en esta área, pero sí contrate a alguien con cierta experiencia como administrador de negocio y tenga un buen contador. Tener Back office sano y bien operado es la clave para que los socios y abogados se concentren en lo que saben hacer.
6. Hacer seguimiento. Los dueños son los mejores cuidadores de los negocios. Haga reuniones mensuales o semanales con el equipo administrativo para evaluar resultados. Acá les doy un tip extra: si la firma está compuesta por varios socios, seleccione uno para que represente a los demás frente a los temas administrativos, eso que los anglosajones llaman el managing partner, tenga uno y especifique sus funciones, establezca reglas claras sobre su elección y apóyelo.
Puedo estar seguro de que estas pequeñas recomendaciones harán que su compañía de servicios legales logre un mejor desempeño.
*Santiago Trillos C. es socio y consultor en Practice 360º.
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