¿Este flujo todavía tiene sentido? Durante décadas, hemos construido nuestros flujos operativos poniendo la acción humana en el centro. Habíamos arraigado en nuestro subconsciente todas nuestras capacidades, pero también nuestras limitaciones. Implementamos medidas específicas para compensar las fallas, reducir los riesgos, garantizar que el conocimiento se transmitiera y, en el mundo analógico, no había otra opción.
En los departamentos legales y firmas de abogados esto no fue diferente, los flujos se diseñaron paso a paso considerando la ejecución manual, utilizando cargos y roles para saber qué acción humana realizaría cada persona. Desde la revisión manual de documentos, la firma física de cualquier documento legal, la consulta de interminables procedimientos judiciales, cada acción dependía de una ejecución humana que parecía inevitable y enmascaraba una falsa sensación de supremacía de eficiencia operativa. Cuando la tecnología empezó a ganar terreno, la mentalidad siguió siendo la misma: pasamos de flujos 100 % analógicos a flujos parcialmente analógicos, automatizando ejecuciones, pero sin cuestionarnos si seguían siendo necesarios.
El problema con esta forma de pensar es que nos mantiene estancados en el pasado y limita las ganancias reales de eficiencia, creando flujos que hoy nunca deberían existir. Si simplemente tomamos un flujo de trabajo tradicional y reemplazamos a los humanos con inteligencia artificial, RPA o cualquier otra tecnología, lo máximo que lograremos es realizar tareas antiguas más rápido. Hoy, con un marco tecnológico robusto y una inteligencia artificial que avanza exponencialmente, necesitamos dejar de pensar en la automatización como un medio para acelerar los flujos analógicos y comenzar a repensarlos desde cero.
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El error más común que cometen los departamentos y despachos jurídicos no está en la elección de la tecnología, cada vez más disponible, sino en la falta de un flujo eficiente. Muchos invierten mucho en tecnología y aún así no obtienen los resultados esperados. ¿La razón? Están intentando optimizar flujos mal diseñados.
Un flujo bien estructurado es la base de cualquier innovación exitosa. Define cómo fluye la información, cómo se toman decisiones y cómo se asignan los recursos. Un flujo analógico bien diseñado puede convertirse en un flujo digital mal diseñado en un abrir y cerrar de ojos, siempre que se automatice exactamente como fue construido.
Estamos ante un cambio de paradigma. Ya no se trata de “¿cómo podemos digitalizar este flujo?”, sino más bien de “¿tiene todavía sentido este flujo?”. Éste es el verdadero desafío de la era post-IA.
Los jugadores que ya han comprendido esto están avanzando y reconstruyendo pistas enteras, porque no solo estarán modernizando sus operaciones, sino redefiniendo la forma en que operan. Quienes continúan simplemente automatizando viejos procesos corren el riesgo de invertir tiempo y dinero en algo que, en el fondo, ya no debería existir.
La oportunidad está abierta. La pregunta ahora es: ¿estamos listos para volver a lo básico y diseñar los flujos de la manera correcta? ¿Cuál de tus streams ya no debería existir hoy?
*Gustavo Maganha y Daniela Jorge son gestor de Innovación y gestora de cumplimiento de PG Advogados.
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