La necesidad de un plan de productividad, ¿por qué y para qué?

Hablar de productividad en una firma de abogados requiere de un análisis profundo, es por ello que trabajaré este tema desglosándolo en tres partes:

1. Primera parte: abordaré los indicadores basales o claves que permiten reconocer el desempeño de la firma desde una mirada financiera.

2. Segunda parte: abordaré los indicadores que se relacionan con las mediciones claves de la primera parte.

3. Tercera parte: estructura basal de un plan de productividad para mejorar el desempeño financiero de una firma.

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Partamos definiendo el concepto de productividad.

Definición base: capacidad de producción por unidad de trabajo.

Una comprensión de la productividad en una firma legal requiere de un complejo análisis. En una empresa convencional de producción, la medición resulta más simple toda vez que la mediación es directa. Por ejemplo: cantidad de tornillos producidos por hora; cantidad de m2 cuadrados pintados por día, cantidad de trigo producido por hectárea, etc.

Dado lo anterior abordaré esta línea temática buscando reconocer los principales indicadores que reflejan la productividad de las firmas legales y los impactos que estos tienen en la eficiencia y rentabilidad.

• Indicadores claves de productividad

1. Horas facturables por abogado promedio diario y economía de escala

A través del registro de horas se puede obtener la cantidad de horas facturables promedio de los abogados. Se puede medir a nivel del estudio, por área de especialidad, por equipo de trabajo, etc.

Esto permite reconocer la parte o fracción del tiempo que los profesionales trabajan para los clientes, en sus casos.

Mejorar este indicador genera efectos de manera directa en la rentabilidad final de la firma, pero no es suficiente, ni único, para lograr rentabilidad, pues debe acompañarse de otras mediciones. Sin embargo, observemos a través de un ejemplo un efecto directo de su impacto. Ejemplo:

• Gasto total de una firma: 120.000 dólares mensuales. 
• Horas facturables por abogado promedio diario: 5 horas al día por abogado. 
• Cantidad de abogados: 12.
• Horas facturables por abogado al mes (20 días): 5 horas día x 12 abogados x 20 días   = 1.200 horas facturables mes.

De lo anterior se deriva el siguiente cálculo:

• Costo por hora facturable:  120.000 dólares / 1.200 horas = 100 dólares por cada hora facturable.

Por lo tanto, cada hora facturable cuesta 100 dólares producirla.

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¿Qué sucede si se logra mejorar la cantidad de horas facturables por día promedio en un 10%, es decir, de 5 horas día promedio avanzar a 5,5 horas día promedio?

• Cantidad de horas facturables inicial: 1.200 horas mes.
• 10 % de mayor productividad: 120 horas mes.
• Nueva cantidad de horas facturables: 1.320 horas mes.
• Costo por horas facturables: 120.000 dólares / 1.320 horas =  90,9 dólares por cada hora facturable.

De tal modo, baja el costo de producir cada hora en un valor significativo (9,1 dólares por hora) que se traduce en utilidad porque si se mantiene el costo total de la empresa se logra facturar una mayor cantidad de horas. Esta caída del costo por hora es producto del concepto que se denomina economía de escala, es decir, si aumentamos la producción (horas facturables) se reduce el costo de producir cada unidad productiva (cada hora facturable).

2. Precio promedio facturado por hora

En toda firma existe un listado de tarifas por hora abogado, diferenciadas por nivel profesional. Este tarifado, que es definido en cada firma, genera una tarifa promedio teórica en caso de que se pudiera cobrar todo a ese valor tarifa y su facturación asociada a las horas efectivamente trabajadas para los clientes. En realidad, sin embargo, el precio o tarifa efectiva cobrada por hora varía dependiendo de las modalidades de cobro hacia los clientes. En la actualidad no todo servicio se cobra por hora, existen diferentes modalidades de cobro como, por ejemplo, con honorario mensual (retainer), a suma alzada (cap, precio por el proyecto total) y valores de hora con descuentos por negociación con los clientes (blended rate), por mencionar algunos, por lo tanto, el precio tarifa promedio por hora teórico no se cumple a cabalidad. Una medición importante es reconocer cuál es la desviación entre el precio real cobrado y el tarifado teórico. Veamos un ejemplo sobre el fenómeno entre el precio o tarifa real promedio comparado con el tarifado teórico o esperado. Ejemplo: 

• Tarifa promedio según tarifado por hora: 140 dólares.
• Horas día por abogado (ejemplo anterior): 5 horas día.
• Facturación potencial por abogado diario (140 dólares x 5 horas día): 700 dólares.
• Facturación potencial por mes abogado: (20 días x US$ 700) = 14.000 dólares.
• Facturación total potencial por mes de 12 abogados: (12 x 14.000 dólares) = 168.000 dólares.
• Facturación real (no todas horas son cobrables según tarifa): 135.000 dólares.
• Horas totales facturables (5 horas día x 12 abogados x 20 días): 1.200 horas facturables al mes.
• Precio real por hora cobrado por hora facturable: (135.000 dólares / 1.200 horas facturables): 112,5 dólares.        

Este ejemplo se basa en valores (redondeados) reales de una firma legal. Según la productividad de la firma, en este ejemplo se deja de percibir 27,5 dólares por cada hora facturable. Si la firma logra mejorar el desempeño de estos dos indicadores, horas facturables día y precio real cobrado, su rentabilidad puede crecer significativamente.

Estos son las dos principales mediciones de “productividad”, de aquí nacen otros indicadores de desempeño que deben ser parte del análisis para elaborar un plan de productividad. Son dos indicadores que permiten reconocer dos factores de alta incidencia en el resultado: primero la capacidad de la firma para producir trabajo diariamente posible de facturar, afectando el costo de producir cada hora y aumentando la facturación de cada mes. Segundo, la capacidad del estudio para resolver casos con la debida eficiencia y/o capacidad para negociar precios con los clientes.

Es necesario hacer hincapié en que la productividad es un medio muy relevante, sin embargo no es un fin en sí mismo pues si bien es cierto que debe ser manejado con rigor, también debe ser tratado con el debido cuidado para sostener la calidad del trabajo.

En los próximos dos artículos avanzaré en:

1. Indicadores derivados de estas dos mediciones clave.

2. Plan de productividad que permitan mejorar estos indicadores.

*Gustavo Rodríguez Lazcano es socio de GRSoluciones, consultor de empresas en gobernanza, modelo de negocio, desarrollo estratégico integral, manejo de KPI's y desarrollo de talento. Por más de 20 años ha asesorado a más de 40 estudios de abogados en Chile y Latinoamérica. ([email protected])

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