Una parte importante del proceso de virtualización requiere que el escrito que se somete a la autoridad contemple un mecanismo de verificación de quien lo elabora. Esta verificación puede hacerse a través del uso de la firma electrónica, algo respaldado en nuestro país por distintos medios legales.
Un ejemplo de lo anterior se encuentra en la Ley 51 de 2008 (modificada por la Ley 82 de 2012), que define y regula los documentos electrónicos, las firmas electrónicas, la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos, así como la certificación de firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo del comercio electrónico. Recientemente, Panamá cuenta con la Ley 83 de 2012, que regula el uso de medios electrónicos para los trámites gubernamentales.
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Precisamente la Ley 83 de 2012 (modificada por la Ley 144 de 2020) establece las reglas y principios básicos de obligatorio cumplimiento para todas las entidades estatales, pero de aplicación gradual y progresiva, para la realización de trámites gubernamentales en línea. Las disposiciones de esta Ley serán aplicables al Gobierno central, a las entidades autónomas, semiautónomas, municipales, a la Asamblea Nacional, al Órgano Judicial, a los intermediarios financieros y a las sociedades en las que el Estado sea propietario del 51 % o más (en acciones o patrimonio). Asimismo, esta normativa deberá aplicarse a todos los trámites, procesos y servicios que dichas entidades prevén y contemplan el uso de la firma electrónica calificada.
En esta ley se señala, entre otras cosas, que los documentos presentados por los usuarios -a través de medios digitales que requieran de la firma electrónica- producirán en términos de esta ley los mismos efectos que los documentos firmados de manera autógrafa y que la identificación, además de la autenticación del ejercicio de la competencia de la entidad pública en los trámites gubernamentales en línea, se realizará mediante firma electrónica del servidor público responsable o del jefe de la entidad en que presta sus servicios.
El uso de la firma electrónica se extiende al ámbito de la administración de justicia. No obstante, aun cuando pudiera ser discutible el valor que pueda tener el uso de firmas electrónicas o firmas digitales, es importante destacar que, conforme a las disposiciones legales vigentes, es la firma electrónica calificada la que posee la validación más segura, pues está respaldada por un certificado electrónico calificado.
En Panamá, la ley ha establecido que la entidad encargada de emitir dicho certificado es la Dirección Nacional de Firma Electrónica, que actualmente es el único prestador del servicio, lo que permite a los usuarios firmar documentos digitalmente, otorgándole validez.
La firma electrónica se traduce en mayor eficiencia y menos costes operativos en empresas y organizaciones. Esto se debe a que da la posibilidad de realizar válidamente trámites en línea sin impresión de documentos, mensajeros, el uso del correo ni los servicios notariales.
¿Cuáles son las características de la firma electrónica?
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Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados.
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Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere.
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Ha sido creada utilizando dispositivos seguros de creación de firmas electrónicas, que mantiene el firmante bajo su control exclusivo.
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Ha sido creado a través de la infraestructura de un prestador de servicios de certificación registrado ante la entidad que la Ley ha facultado para llevar a cabo la verificación y garantizar la autenticidad del firmante.
Las tecnologías digitales han venido a cambiar el mundo, por lo que debemos adecuarnos a los cambios y aprovechar los beneficios de cada una de ellas.
*Selva Quintero Marrone es socia de Galindo, Arias & López.
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