En el contexto en el que vivimos muchas empresas o personas naturales recurren al uso de la firma electrónica, por temas de celeridad, ya sean en formato digital, escaneadas o firmas que hacen en un documento electrónico. Lamentablemente no es así de fácil como muchos piensan. Para que una firma digital tenga valor legal debe ser generada por un prestador de servicios de certificación digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la infraestructura oficial de firma electrónica – IOFE.
Diferentes tipos de firma digital
Firma electrónica
Tenemos que empezar explicando que hay diferentes tipos de firmas electrónicas, entre ellas está la firma digital, misma que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, que permite la identificación del signatario y tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un prestador de servicios de certificación digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la IOFE y que no medie ningún vicio de la voluntad.
El proceso es largo y engorroso, por eso muchas personas no lo hacen. Para poder hacer uso de la firma digital se deberá obtener un certificado digital que es electrónico, generado y firmado digitalmente por una entidad de certificación que vincula un par de claves con una persona determinada confirmando su identidad. La certificación debe ser acreditada por la autoridad administrativa competente, que en este caso es el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual de Perú (Indecopi).
Certificado digital
Para que una persona natural obtenga un certificado digital deberá acreditar a la entidad de certificación que posee plena capacidad de ejercicio. Para el caso de personas jurídicas deberá acreditar la existencia de la persona jurídica y su vigencia mediante instrumentos públicos, debiendo contar con un representante acreditado para tales efectos.
La buena noticia es que ahora el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) también se encuentra dentro de las entidades de certificación, verificación y prestadoras de servicios para personas naturales y jurídicas. Adicionalmente, pone a disposición de los ciudadanos el servicio de creación de firmas digitales que les permite firmar documentos electrónicos utilizando sus certificados. De esta forma es posible garantizar la autenticidad e integridad de los documentos, sin contar que el firmante no podrá negar que realizó la firma.
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Para ello, la Reniec provee el software de firma digital “ReFirma” que permite firmar digitalmente documentos electrónicos en formato PDF. Si ya se cuenta con un certificado digital, únicamente se requiere descargar el software y utilizarlo. ReFirma es un software gratuito y sin restricciones.
Con el efecto de facilitar las comunicaciones a distancia, recientemente el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo está permitiendo contratos con firma escaneada, incluso para nuevas contrataciones.
Adicionalmente, la IOFE ha resuelto flexibilizar temporalmente los requisitos para aquellas personas que nunca han tenido un certificado digital y ahora necesitan adquirirlo. Culminada esta etapa extraordinaria se volverán a exigir los requisitos ordinarios de verificación.
Esperemos que el Estado siga aplicando estas medidas y simplifique de forma permanente el registro de firmas digitales, para evitar trámites engorrosos, la movilización de personas y facilitar el desarrollo de más negocios.
*Martha Mariela Ángeles Gonzáles es asociada sénior Estudio Olaechea.
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