Recientemente, el Consorcio sobre Operaciones Legales Corporativas (CLOC, por sus siglas en inglés) presentó el Informe sobre el estado de la industria. Este documento incluye la opinión de más de 200 empresas de diferentes tamaños que representan a más de 21 países.
Según el documento, entre las prioridades de los departamentos jurídicos para 2021, la “automatización de procesos legales” ocupa el segundo lugar, seguida de “la implementación de nuevas soluciones tecnológicas”.
Claramente, la transformación digital y la automatización de procesos son claves para los equipos legales a nivel mundial, pero ¿tienes claro qué es y cuál es el verdadero potencial de la automatización de documentos en el sector legal? Esperamos que después de leer este artículo puedas responder con confianza esta pregunta.
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En general, automatizar significa aprovechar la tecnología para lograr una determinada tarea o proceso con poca o ninguna ayuda o intervención humana. En el contexto de la automatización de documentos la tarea que se establece es la redacción de un documento a partir de un modelo. Una vez creado el modelo automatizado, el primer borrador del escrito se genera al responder un cuestionario o al extraer directamente datos desde otro sistema.
En el contexto legal estos documentos suelen ser contratos. Pero no se limita solo a esto, se puede automatizar cualquier documento utilizado por el área legal: opiniones legales, notificaciones, documentos notariales, cuestionarios multijurisdiccionales, modelos de juntas de accionistas o sesiones de directorio, autorizaciones corporativas, cartas e incluso algunos documentos judiciales o arbitrales.
Una de las grandes ventajas de la automatización de documentos es que permite hacer tareas repetitivas y mecánicas de forma rápida y sencilla.
Con las herramientas de automatización de documentos los usuarios crean lo que se conoce como un "modelo", mismo que se automatiza para incluir cierta información junto con reglas que dictan la inclusión, transformación o eliminación de texto, basadas en entradas particulares (como por ejemplo, las respuestas a un cuestionario).
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En pocas palabras, la automatización de documentos simplifica el proceso manual de creación del primer borrador de un documento. Solo se debe responder un cuestionario que extrae los datos y personaliza el documento de acuerdo con las necesidades del caso específico, según las reglas predeterminadas.
Ahorro de tiempo, reducción de errores y mejora en la consistencia de los documentos creados son algunas de las ventajas que ofrece el uso de este tipo de tecnología. Otro gran beneficio es que permite generar documentos en masa (10, 100 o 1.000 documentos), personalizados para cada caso concreto, de acuerdo con las reglas preestablecidas, en cuestión de minutos.
Pongámonos técnicos
Hay tres elementos clave en la mayoría de las herramientas de automatización:
- Cuestionario: esta es la piedra angular de la automatización. Toda la información que agreguemos al cuestionario permitirá ensamblar y completar nuestro documento. Esto logra crear un primer borrador personalizado para cada caso particular.
- Valores (placeholders): son campos de entrada dinámicos. En la práctica reemplazan a los corchetes en un documento, contienen toda la información intercambiable en cada caso concreto (por ejemplo, los nombres de las partes que celebrarán un contrato). Esto ahorra mucho tiempo. En lugar de eliminar manualmente todos los campos entre corchetes, se escribe la respuesta una sola vez y esta información se completa donde sea necesario dentro del documento.
- Condicionalidad: Esto es lo que hace a la automatización verdaderamente útil y permite personalizar los documentos aún más. Aquí es donde las palabras, frases, oraciones o cláusulas completas entran y salen del documento dependiendo de si se requieren o no. Operan con la lógica de "si esto, entonces aquello". Por ejemplo, si estamos generando un contrato de trabajo y al empleado se le otorgará un vehículo de la empresa, se requerirá que se agreguen todas las cláusulas y provisiones para regular esta prestación. Funciona como un diagrama de flujo o “árbol de decisiones” y puede volverse muy complejo, llegando incluso a permitir consolidar múltiples variaciones de un mismo contrato en un solo documento.
Las formas más sofisticadas de automatización de documentos pueden incluir la gestión de flujo de trabajo o workflows. Con los flujos de trabajo se puede establecer si se necesitan ciertas aprobaciones o incluso definir que se produzca otra tarea de seguimiento en otro sistema. Imagina que tu superior reciba automáticamente una notificación para aprobar tu trabajo una vez que hayas terminado.
Aún se puede ir más allá. Por ejemplo, al configurar que las solicitudes de aprobación o que las tareas de seguimiento se activen cuando se incluyan términos o propiedades específicas en el texto. Un caso práctico sería configurar un contrato que al instante requiere una aprobación del equipo legal o financiero si el valor del contrato supera un cierto monto.
Esto ayuda a reducir los riesgos, sobre todo cuando contamos con equipos comerciales que trabajan con contratos en sus tareas diarias.
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Automatización de documentos en el sector legal
La tecnología legal está evolucionando y avanzando continuamente. Probablemente te estás preguntando dónde encaja la automatización de documentos y otras tecnologías en el panorama de la tecnología legal o legaltech. La automatización de documentos es solo la primera etapa en la creación de un contrato.
Hay muchas herramientas que son end-to-end, es decir, asisten y optimizan todo el ciclo de vida de un contrato desde su creación hasta su ejecución. Esto incluye procesos de colaboración interna, negociación externa, firma electrónica y almacenamiento de los contratos. Incluso puede gestionar obligaciones posteriores y analizar los datos incluidos en los contratos creados y negociados, lo que permite a los equipos legales mejorar sus precedentes.
¡No te preocupes, la automatización no está aquí para reemplazar a los abogados! La automatización y tecnologías similares están aquí para ayudar a los abogados y potenciar lo que pueden lograr.
Estas tecnologías pueden ser una gran herramienta para acabar con las tareas rutinarias, repetitivas y mecánicas. Permiten a los profesionales del derecho concentrarse en un trabajo más creativo y enriquecer la cadena de valor de sus procesos al usar su tiempo en debatir problemas legales y consideraciones comerciales, además de brindar asesoramiento legal de calidad a sus clientes.
La innovación legal está aquí para simplificar nuestras vidas, disminuir costos, aumentar la velocidad, reducir los riesgos y minimizar los errores. Muchos despachos de abogados, equipos legales internos y equipos comerciales ya se están beneficiando de la automatización de documentos a diario, ¿qué esperas para probarla?
Si te interesó este tema, no olvides revisar Charlas ALIL- Automatización de Documentos. En este episodio hablamos en profundidad sobre la automatización de documentos y su potencial.
*Macarena Valenzuela es account and business development manager en Avvoka y aliada activa ALIL.
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