Mucho se ha escrito sobre los cambios que ha experimentado el sector legal y sobre cómo los despachos se han visto obligados a replantear su tradicional organización para adoptar estructuras empresariales que les permitan responder a las nuevas expectativas, en términos de eficiencia y mayor valor agregado. Son cada vez más las firmas que delegan la administración del negocio, que solía estar a cargo de uno o más socios, a un gerente. La toma de decisiones en otras áreas, como mercadeo y recursos humanos, también se ha profesionalizado. Ya no son consideradas meras funciones de apoyo, sino ejes fundamentales en el planeamiento estratégico de toda organización que aspire a mantener o mejorar su posición en el mercado.
Sin embargo, hay un elemento que aún escapa a la consideración de muchos socios y responsables de dirección, con un gran potencial para incidir favorablemente no solo en la productividad sino también en la eficiencia con la que se prestan los servicios. Se trata de la función que desempeñan las secretarias (quienes pueden ser indistintamente también asistentes ejecutivas, asistentes administrativas y otras u otros profesionales que llevan a cabo labores de soporte administrativo) en la estructura de la firma y cómo un rediseño de esta posición, con base en el nuevo perfil profesional de quienes la ejercen, representa importantes ventajas.
Hasta hace algunos años, cada secretaria era asignada para trabajar como mucho con un par de abogados. Gran parte de su tiempo lo dedicaba a las labores de digitación y toma de dictado. Hoy en día, gracias a herramientas como el correo electrónico, la mensajería instantánea y los calendarios compartidos, los abogados han ganado autonomía respecto a muchas tareas operativas que solían estar a cargo de un ejército de secretarias. La asistencia exclusiva es cada vez menos frecuente y, cuando se da, se reserva para los socios de mayor rango. El resto del despacho se las arregla con una o, en el mejor de los casos, dos secretarias dedicadas a cada área de práctica.
En este punto, puede que esta cuota de independencia parezca incluso una buena práctica. Sin embargo, en una industria en la que, pese a algunos cuestionamientos recientes, la productividad y la rentabilidad del profesional se miden en función a las horas que factura, cabe preguntarse cuán eficiente es que un abogado dedique parte de su día a lidiar con el correo electrónico y a programar sus propias citas.
El aporte de una secretaria como miembro activo en todo equipo de trabajo representa un incremento fácil de cuantificar en empresas de servicios, como son los estudios de abogados. Melba J. Duncan, fundadora de la consultora Duncan Group, refiere que una secretaria puede generar un incremento anual del 8 % en la productividad de su jefa o jefe, con el simple ahorro de cinco horas de trabajo a la semana. Esa mejora en el uso del tiempo bastaría para que la firma alcance el punto de equilibro respecto a la posición que ella ocupa. Es claro que una buena asistente ahorra mucho más que cinco horas de trabajo a la semana. Piense en todas esas actividades y tareas importantes de trabajo, pero que no guardan relación con el ejercicio profesional. Pregúntese cuánto ganarían usted y la firma si contasen con ayuda profesional calificada.
El perfil de la secretaria ha cambiado radicalmente en la última década y es quizá ese factor, tan poco discutido, el que representa mayor valor estratégico para cualquier despacho. Más allá de un mero cambio de título, pues hoy en día se prefiere llamarlas asistentes, no es raro que ahora quien ejerce estas labores sea también una profesional con estudios técnicos o universitarios en especialidades tan diversas como traducción, contabilidad, mercadeo, psicología o administración. Esta realidad significa una importante cuota de talento disponible, que bien podría capitalizarse en favor de la firma si les asignan no solo las tareas operativas del despacho, sino también otras funciones acordes a su formación, como la gestión de proyectos, el servicio al cliente o el control del cargo de horas facturables.
Tras casi dos décadas trabajando con abogados, puedo afirmar con convicción que cuando se convierte un puesto tradicional de apoyo, como el de secretaria, en una posición clave en el organigrama del equipo, se logran importantes eficiencias operativas. Así, las tareas las realiza quien tiene la capacidad de hacerlo al menor costo posible. También se crean sinergias positivas, pues al involucrarnos activamente con el logro de los objetivos del área o de la firma, estamos en condiciones de aportar soluciones o sugerir mejoras desde una perspectiva que muchas veces escapa a la visión de otros miembros del despacho.
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