La tecnología legal está revolucionando el sector. Las inversiones en legaltech ya superaron los 1,000 millones de dólares a nivel mundial. La firma que no adopte estas innovaciones está condenada al fracaso… Estas sentencias se han repetido una y otra vez en libros, conferencias, reportes de consultoras y hasta en pláticas entre colegas. Desde hace años se ha anunciado que el torbellino se avecina y avanza a pasos firmes, pero de pronto envolvió a las firmas.
La contingencia por el COVID-19, que fue decretada por la Organización Mundial de la Salud el 11 de marzo de 2020, aceleró el proceso de transformación digital de los despachos de abogados. La automatización de la generación de documentos, los sistemas de project management, las plataformas de facturación y cobranza, los softwares para la gestión de asesorías, los chatbots legales y las videoconferencias se volvieron más comunes, una vez que el trabajo remoto se hizo obligatorio. Y no solo aumentó su uso: la tecnología fue más allá de los despachos y llegó de manera más directa a los clientes.
“Antes estas herramientas de legaltech y de administración de proyectos las limitábamos a nuestro uso en la firma para generar eficiencias y, eventualmente, las trasladábamos al cliente, pero lo cierto es que no formaban parte de la oferta directa del cliente externo”, dice Pedro Gloria, socio del despacho Gloria Ponce de León & Hernández Legal, que desde su fundación en 2017 incorporó el componente de innovación al modelo de negocio. “Esta situación empujó a convertirlos en parte de nuestra oferta directa al cliente externo, no solo a los clientes que ya son parte de la firma, sino a los prospectos y clientes potenciales”.
Pedro Gloria recuerda que, hasta antes de la pandemia, muchos de sus clientes eran escépticos de la tecnología, se rehusaban a tener información confidencial almacenada en la nube o viajando en Internet, incluso rechazaban el uso de la firma electrónica y el juicio en línea. “Esta coyuntura nos está ayudando a dar el último empujón con ellos”, afirma.
En el reporte Enabling the legal function to embrace digital transformation, de 2018, la consultora Deloitte identificó que, a pesar de que las firmas legales habían identificado un valor en las nuevas tecnologías, como blockchain e inteligencia artificial, el ritmo de adopción avanzaba bastante lento.
Desde 2010, los socios del despacho Basham, Ringe y Correa comenzaron a invertir en plataformas tecnológicas internas de gestión que administran el préstamo de expedientes, facturación, cobranza, estadística, mensajería y contabilidad, pero fue paulatina la adopción en todas las prácticas del derecho con las que cuentan. “El sistema estaba listo, teníamos toda la plataforma funcionando ya de tiempo atrás pero había herramientas específicas que la gente no estaba acostumbrada a usar y no usaba, porque no tenía la necesidad”, reconoce Víctor Barajas, socio y miembro del comité de innovación legal tech de la firma. “Esta emergencia sanitaria vino a implementar algo que hubiera tomado mucho tiempo”.
En el caso de Basham, Ringe y Correa, los mismos clientes demandaron el uso de las tecnologías. “Tenemos clientes de nivel mundial cuya exigencia hacia sus proveedores de servicios, ya sean legales o de cualquier otra índole, es muy alta con respecto a la seguridad y cómo vas a dar el tratamiento a todas las comunicaciones. Eso nos obligó a tener un muy alto estándar de seguridad y comunicación”, detalla Claudio Ulloa, socio e integrante del comité de innovación de la firma. Por ello, apostaron por la encriptación y por modernizar la arquitectura informática para que estuviera sostenida principalmente en la nube.
Capacitación, el inicio
Cada año, el Colegio de Abogados de Estados Unidos realiza una encuesta para conocer las opiniones de los abogados acerca de la tecnología legal. En 2019, una de las conclusiones que encontró fue que el gremio está abierto a aprender sobre tecnología. El 64 % de los encuestados consideró que es importante recibir capacitación sobre estas innovaciones y el 60 % tiene algún tipo de capacitación en tecnología.
Frente al desafío de seguir operando durante la contingencia, los abogados en México apostaron por la capacitación. En Basham, Ringe y Correa son alrededor de 500 colaboradores. Tan pronto se decretó la pandemia, la estrategia se centró en la capacitación: se organizaron reuniones por área para enseñar a sus integrantes a usar tanto la plataforma como las herramientas adicionales de comunicación digital.
“El día de hoy es posible ver cosas inéditas: socios de 62 o 63 años o los más reticentes a la tecnología en videoconferencias una vez a la semana. Y ellos están interactuando, chateando y levantando manos, lo cual hace dos meses hubiera sido completamente impensado”, cuenta Barajas.
En el despacho Gloria Ponce de León & Hernández Legal, la capacitación ha sido sencilla, reconoce Gloria. “Afortunadamente el perfil de todos los integrantes de la firma, tanto abogados como el staff administrativo, es de mucha apertura, conjugan perfectamente con esta idea y es algo que forma parte de nuestra cultura desde el día uno. Nuestro ambiente de trabajo ha sido por estos canales y obviamente hoy los llevamos al máximo”.
Beneficios y oportunidades
Desde que comenzó a hablarse de la implementación de tecnologías legales, también comenzaron a documentarse los beneficios. Eficiencia y productividad más alta, reducción de costos y mayor satisfacción del cliente son las principales. Hoy es posible comprobarlos de primera mano.
De manera específica, coinciden los abogados, la ventaja es que no se detuvieron las operaciones pese al cierre de las oficinas. “El despacho está funcionando al 120 %, estamos hoy más que nunca comprometidos con el cliente”, dice Víctor Barajas. Además de mayor productividad –pues los colaboradores no pierden tiempo en traslados– y mayor eficiencia en las áreas de facturación y cobranza.
Y el socio del despacho Gloria Ponce de León & Hernández Legal suma otros tres beneficios: ahorros importantes en costos internos, acercamiento a nuevos clientes sin importar la distancia o los husos horarios y comunicación más asertiva y efectiva. “En el gremio siempre hemos ido un paso detrás de otros sectores por tradicionalismo, tal vez sean beneficios que antes no se habían notado y hoy sí. El trabajar en la nube, por ejemplo, te da la ventaja de la generación de documentos y el trabajo en conjunto sobre documentos y proyectos es más eficiente”, agrega.
El avance es importante, aunque Ulloa reconoce que todavía hay un desafío general: la legislación. “Queda corta y es lo entendible, porque la tecnología avanza todos los días y no puedes estar legislando todos los días temas complejos. Estamos lejos de tener una legislación completa”, señala Barajas. “El reto de los abogados es importante, porque tenemos que estar empujando al Gobierno y ayudando también a entender esta tecnología desde el punto de vista jurídico, así como asistirlo para lograr encontrar la legislación que sea propia de nuestro país y la más adecuada a las necesidades de las empresas”.
Gloria identifica que aunque a nivel estatal en México entidades como Nuevo León y el Estado de México han avanzado en la incorporación de la tecnología, falta una campaña de comunicación más agresiva para empujar al abogado y al usuario de servicios legales a adoptar estos métodos. “El propio sistema de justicia se vería beneficiado en que seamos más los que optemos por la vía online o virtual: se saturaría menos y empujaría a que se invirtiera en las comunidades que no tienen acceso Internet. Al final, el efecto de esto sería un mayor acceso a la justicia”, concluye.
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