Ignacio Santa Cruz despertó un lunes a las 7:00 a.m. con la misma pregunta de todos los días: '¿Cómo puedo establecer objetivos y medir el cumplimiento de los resultados esperados en mi gerencia legal y aportar valor a la empresa?' Esta pregunta le había rondado en la cabeza durante semanas.
Ignacio es un abogado que lidera desde hace tres años el equipo legal de GammaTech Corp, empresa dedicada a la distribución de productos tecnológicos, reconocida en su país y en Latinoamérica, con planes de expansión muy ambiciosos. Siempre percibió que su gestión frente a la gerencia legal de GammaTech Corp fue generalmente exitosa, aunque nunca faltaron los problemas.
Lamentablemente, Ignacio se enfrenta hoy a cierta desconfianza respecto del valor que aporta la gerencia legal en la empresa. El directorio y el gerente general le han hecho saber su preocupación sobre el alineamiento de los esfuerzos de la gerencia legal con los objetivos globales de la compañía, además le han mostrado sus dudas sobre la dirección trazada.
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Ahora Ignacio tiene el gran reto de revertir esa percepción y demostrar que el trabajo de la gerencia legal aporta verdadero valor a la compañía. Pero, ¿cómo hace eso? Él decide partir de algo sencillo: establecer objetivos, compartirlos y medir su cumplimiento.
Ignacio siempre pensó que el uso de métricas para evaluar la gestión de las gerencias legales es, por decir lo menos, polémico. Por un lado, siempre sintió cierta resistencia a aplicarlas por desconocimiento o por percibirlas de poca utilidad, ya que lo importante en su jornada había sido producir, producir y producir y, además, creía que 'hay cosas que, definitivamente, no se pueden medir'.
La situación de Ignacio fue casi siempre la misma: no se habían establecido objetivos claros en la gerencia legal y los resultados obtenidos no se relacionaban con los de la empresa, lo que generaba problemas al momento de alinearlos. Por ello, Ignacio pensó que si quería obtener mejores resultados debía alejarse de la vieja práctica de establecer un grupo de metas y ahora debía concentrar sus esfuerzos en diseñar e implementar un sistema que le permitiera establecer objetivos de una mejor manera y fijar resultados que permitan alcanzar dichos objetivos, instaurando un sistema que permita el correcto funcionamiento de todas las piezas de manera armónica y con sentido para toda la gerencia legal.
Después de algunos días de búsqueda, Ignacio encontró algo llamado ‘OKR’ (Objectives & Key Results) y pensó que podía aplicarlos a su gerencia legal, pues calzaban perfecto con lo que necesitaba. Descubrió que los OKR son un marco de trabajo que le permitiría diseñar y alcanzar los objetivos de su gerencia legal, pues funcionan como un sistema para establecer objetivos y hacer el seguimiento del progreso logrado. Los OKR le permiten diseñar objetivos para conocer la dirección a la cual apuntar, también para establecer los resultados clave que le ayuden a medir si va por buen camino. La idea general la podía resumir en: “Alcanzaremos nuestros objetivos medibles a través del cumplimiento de ciertos resultados clave”.
Objetivos: ¿A dónde vamos?
Ignacio descubrió que estableciendo objetivos podía inspirar a su equipo legal, integrando la idea de que las labores realizadas ayudan al cumplimiento de la misión de la empresa, alejándose de esa visión anacrónica de que las gerencias legales son meras unidades de soporte cuyos objetivos no deben estar necesariamente alineados con los de la empresa.
Inspirar a su equipo es fundamental para Ignacio, por lo que decide que los objetivos serán “la dirección” en la que quiere mover a su equipo legal. “Es aquello que queremos lograr”, piensa.
El diseño de objetivos dentro de su gerencia legal tiene una serie de ventajas, ya que su equipo legal puede centrar la acción y la atención en sus tareas, moviliza su energía, su esfuerzo y sus recursos, aumenta su persistencia y perseverancia y ayuda a elaborar su estrategia.
Ignacio tiene claro que determinando objetivos adecuados logrará la inspiración, el compromiso y la expansión de horizontes que necesita el equipo. Pero no tiene claridad sobre cómo deben establecerse estos objetivos, por lo que pensó en seguir la metodología SMART, acrónimo en inglés, que exige que los objetivos sean:
- Específicos (specific), ya que mientras más concreto y detallado sea el objetivo, su ejecución será más sencilla.
- Medibles (measurable), dado que siendo cuantificables se podrán analizar y corregir posibles desviaciones.
- Alcanzables (attainables), debiendo ser objetivos ambiciosos pero factibles.
- Relevantes (relevant), dado que los retos deben ser importantes para la gerencia legal y aportar valor a la organización.
- Concretados en el tiempo (time-related), siendo necesario establecer una línea temporal sobre el objetivo, exigiendo plazos para llevar a cabo las acciones y su culminación total, evitando la procrastinación.
Resultados clave: ¿Cómo sabemos que estamos llegando?
Ignacio ya tiene una idea más clara de cómo se deben establecer los objetivos de su gerencia legal, ahora le toca fijar aquellos resultados clave que debe medir para verificar el progreso del equipo.
Después de revisar más sobre los OKR, Ignacio entendió que los resultados clave deben describir los métodos y las métricas que le permitirán hacer realidad los objetivos trazados, por lo que estos deben ser cuantificables y calificables objetivamente.
Los resultados clave deben ser agresivos pero realistas al mismo tiempo, usualmente contienen un valor numérico que permite una correcta medición o calificación, siendo medibles y verificables, de modo que puedan ser registrados y rastreables en el tiempo, debiendo dejar muy poco espacio para interpretaciones diversas.
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Iniciativas: ¿Qué haremos para llegar a dónde queremos?
Ya habiendo comprendido la importancia de los objetivos y los resultados clave, Ignacio aún piensa que le falta definir con mayor claridad aquellas iniciativas que debe implementar efectivamente en el trabajo de su equipo. Para ello, Ignacio considera necesario proponer una serie de iniciativas que deben ser desplegadas a través del trabajo de su equipo legal para alcanzar los resultados clave planteados.
En este último punto, entiende que las iniciativas serán “lo que deben hacer”. “Es el trabajo que debe realizar el equipo legal para alcanzar los resultados clave establecidos”.
Arriesguémonos: ¿Cómo proponer algunos OKR?
Ignacio entiende, entonces, de una manera general, que los objetivos son lo que quiere lograr la gerencia legal y los resultados clave son cómo se va a lograr. Siempre será posible establecer objetivos y luego definir los resultados clave que nos permitirán alcanzar estos objetivos, por lo que, en el caso de las gerencia legales, se puede trabajar con ciertos OKR de acuerdo con las necesidades de cada equipo legal.
Ignacio se arriesga y bosqueja los primeros OKR para su gerencia legal:
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Siguiente reto para el gerente legal: ¿Cómo hacer que todo el sistema OKR funcione?
Ahora Ignacio, nuestro amigo imaginario, tiene el reto de adoptar un doble rol. En primer lugar, debe ejercer el papel de 'profesor' que guíe los esfuerzos de sus 'alumnos', su equipo legal, para que no desvíen su actuación del sistema establecido y, en segundo lugar, asumir el papel de 'jardinero', creando el entorno y condiciones ideales para que ese 'huerto', de nuevo, su equipo legal, tenga éxito.
¡Manos a la obra, Ignacio! Te espera mucho trabajo y aprendizajes en el camino.
*Antonio Santander es director ejecutivo de Canvas Legal y catedrático universitario de Pacífico Business School y CENTRUM -PUCP. E-mail: [email protected].
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