En el marco de la revolución tecnológica en la que llevamos inmersos ya décadas, cada industria termina por repensar su lugar en el mundo con el fin de no ser condenada al ostracismo. La abogacía reconoce que su profesión es, por definición, conservadora, que se muestra resistente al cambio y que además, suele ser reacia a la toma de riesgos. A fin de cuentas, las empresas contratan servicios legales con el fin de planificar sin arriesgar a ciegas.

Bajo esa premisa, puede aumentar la sensación de rechazo a la inversión en tecnología. El progreso tecnológico trae oportunidades, pero también incertidumbres. Blair Janis, profesor de tecnología jurídica en la Universidad Brigham Young, lo explica así:

Para cada avance tecnológico, se requiere mucho análisis y revisión antes de que el personal jurídico puedan implementarlo. Nuestras obligaciones profesionales exigen que no tomemos riesgos, por lo que tendemos a quedarnos con lo que sabemos que funciona. Esto crea tensión entre la aversión al riesgo y las expectativas y demandas de quien consume servicios legales.

El DAFO de la tecnología que usamos

Ante la duda de en qué sentido avanzar para innovar, el planteamiento del análisis DAFO resume a la perfección cómo tomar mejores decisiones para invertir en tecnología. Pensar en las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades ayudará a una firma a identificar qué le puede proporcionar la inteligencia artificial.

Con mucha seguridad, podemos asumir que abogadas y abogados disfrutarán de la transición a la gestión digital siempre que esta les ayude a optimizar tiempo; a tener una mesa libre de montañas de papeles; y sobre todo a colaborar mejor con sus compañeros y clientes. 

César Mejías, CIO de Garrigues, habla de la herramienta de gestión documental que utiliza la firma española desde hace justo ahora un año, Proces@. Desarrollada por el propio despacho y el Instituto de Ingeniería del Conocimiento - de la Universidad Autónoma de Madrid -, Proces@ nació para aumentar la capacidad de revisión de documentación, evitando que se pierdan los detalles que se pasan por alto en las revisiones manuales:

Proces@ supone un cambio fundamental porque facilita que toda la información pueda ser digitalizada e indexada, ya sean documentos ofimáticos, audios o vídeo. Pongamos el ejemplo de las transcripciones que llegan de los juzgados. El robot puede transformar la revisión manual de estos audios - que antes podía llevar semanas - en apenas un minuto.

Así, la precisión en el resultado es mucho mayor y se evita el error humano. Proces@ nació además con un elemento competitivo que le diferencia de otras herramientas implementadas en la industria legal, ya que ha sido desarrollada en español.

Nilson Busto, CIO de Demarest Advogados, resalta que la firma brasileña fue la primera en América Latina en utilizar SAP, desde que lanzaran en agosto del año pasado SAP S / 4 Hana. Según Busto, el próximo reto de la firma es actualizar el ECM (siglas en inglés de Enterprise Customer Management) de gestión documental:

Queremos proporcionar una herramienta que sea fácil de usar y que permita una búsqueda rápida de cualquier tipo de documento. Para ello, vamos a instalar Recommind (probablemente en mayo). Otra característica importante es que toda la documentación en PDF también estará disponible para la indexación, lo que significa que todos nuestros documentos serán trazables. 

La firma global Dentons optó por crear su propia empresa de tecnología, Nextlaw Labs. Lanzada en 2015, la consultora nació para “reinventar la práctica del derecho a través de la tecnología” y para dar forma a la disrupción que está transformando la industria legal. A través de la mencionada empresa tecnológica, el despacho ha invertido en Doxly, “una plataforma basada en la nube que permite agilizar los procesos de auditoría y debida diligencia a través de la colaboración, la creación instantánea de libros de cierre digital y análisis e informes personalizados”, explica Maya Markovich, responsable de producto de Nextlaw Labs.

 Herramientas que reducen márgenes de error

 ¿Qué tipo de errores han logrado reducir los abogados con la aplicación de estas herramientas? Markovich responde:

En el caso de Doxly, es una herramienta que informa del estado actual de un acuerdo. Elimina los errores cometidos al administrar múltiples cadenas de correo electrónico y listas de verificación. Los usuarios han experimentado un ahorro de tiempo de hasta el 53% en tareas administrativas. Esto da como resultado menos cancelaciones y más tiempo para tareas de facturación. 

César Mejías habla por los equipos de Garrigues:

“En cuanto a rapidez, calidad y eficiencia, uno de los aspectos mejor valorados es la satisfacción de contar con un sistema pionero en el sector. Proces@ acaba de cumplir su primer aniversario por lo que, obviamente, todavía queda margen de mejora. Estamos trabajando en una interfaz más intuitiva, en mejorar aún más la calidad de las transcripciones y en incluir nuevas funcionalidades que faciliten una mayor interacción con la herramienta.”

En Demarest todos los documentos son digitales y están 100% integrados con otras herramientas. Según Nilson Busto, el abogado que use Recommind podrá encontrar cualquier documento interno importante, incluidos los correos electrónicos antiguos, “dando a los abogados la posibilidad de hacer búsquedas muy fácilmente”.

Cambios en el flujo de trabajo: ¿más tecnología para reducir personal?

Una vez asumida la necesidad de invertir en tecnología, hay que hablar del elefante en la sala, ¿llegará el día en que las máquinas puedan hacer el trabajo de un abogado? Visualizar esa posibilidad puede ser una exageración, pero son muchas las personas expertas en tecnología y servicios legales que advierten de cómo la inteligencia artificial seguirá revolucionando la industria legal.

"Estoy convencido de que aunque las máquinas pueden ayudar de manera significativa, no están (y dudo que alguna vez lo vayan a estar) capacitadas para reemplazar por completo el valor del trabajo de abogados cualificados. Sin embargo, reconozco que muchas de las áreas tradicionalmente desempeñadas por abogados pueden ser reemplazadas fácilmente por las máquinas con el tiempo", afirma Blair Janis. 

¿Cómo ha cambiado el flujo de trabajo con la llegada de esta tecnología? César Mejías responde que “en Garrigues estamos comprobando que Proces@ - así como otros proyectos que tenemos en el ámbito de la inteligencia artificial y la automatización - está transformando la forma de trabajar de nuestros abogados. Trabajan de forma más eficiente, pero sobre todo ha habido un cambio en la mentalidad colectiva del despacho. Las herramientas y sistemas tecnológicos que estamos implantando están siendo muy bien recibidos internamente. Se perciben como una clara mejora de los servicios que podemos ofrecer y una apuesta necesaria por modernizar nuestra relación con los clientes.”

En el caso de Dentons, Maya  Markovich cuenta que los equipos de negocios siguen siendo los mismos, pero constata que la colaboración ha incrementado en la medida que Doxly proporciona visibilidad en cada transacción. “Las malas comunicaciones y las demoras han disminuido, lo que permite a los miembros del equipo más tiempo para concentrarse en la estrategia y mejorar el servicio al cliente”, añade.

Teniendo en cuenta la importancia y el impacto que la inteligencia artificial tiene ya en nuestra vida diaria, parte del éxito estaría en involucrar a los equipos desde casi antes de empezar a usar una herramienta. “En el caso de Proces@, creemos que su éxito se debe a la participación de los abogados en todo el proyecto, desde la detección de la necesidad hasta la identificación de los requisitos y el desarrollo del robot. Nuestro personal ha trabajado codo con codo con el Instituto de Ingeniería del Conocimiento para diseñar y pulir el mejor sistema posible. Este alto nivel de implicación en todo el proceso ha facilitado una buena acogida”, afirma Mejías. En esta misma línea, Nilson Busto añade que Demarest no pretende que los puestos de trabajo sean reemplazados por la tecnología, sino que “básicamente el trabajo sea más eficiente”.