¿Hasta cuándo debemos contestar la demanda?
¿Quién estaba a cargo de este informe?
¿A qué hora era la audiencia?
En el competitivo mundo legal que vivimos, es inadmisible que un equipo jurídico no pueda responder rápidamente a preguntas como estas, teniendo hoy en día tantas herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar en la misión de mantener organizado un despacho de abogados.
En este artículo presentaré las herramientas tecnológicas gratuitas -ideales para el sole practitioner- que mayor soporte me han brindado en el ejercicio profesional, espero sean de su interés y utilidad.
Mail.com
La tarjeta de presentación de un abogado en la que indique que su cuenta de correo es @hotmail nunca -jamás- inspirará seriedad, así de sencillo. Si bien lo mejor es tener una cuenta con un dominio propio, esto tiene cierto costo, y el presente artículo se refiere únicamente a herramientas gratuitas. Mail.com es una interesante herramienta que permite tener una cuenta con dominio propio, por ejemplo [email protected].
Link: www.mail.com
Wunderlist
Al trabajar con términos y plazos improrrogables, además de empeñar muchas veces la palabra ofreciendo un escrito o informe para un día determinado, la organización en un bufete de abogados es indispensable. En este sentido, Wunderlist es una herramienta gratuita espectacular, puesto que permite organizarse eficientemente día a día, estableciendo fechas límites de cumplimiento, adjuntando notas, colocando recordatorios e incluso adjuntando archivos.
Un dato adicional interesante, es que puede instalar esta herramienta en su computadora de escritorio, portátil, tablet y teléfono móvil, pudiendo sincronizar en tiempo real todas las tareas.
Link: www.wunderlist.com/es/
Dropbox
Perder una base de archivos digitales debe ser una importante causa de infartos en el siglo XXI. No deje que esto le suceda y tenga todos sus archivos respaldados en la nube. Para esto, Dropbox es una gran opción que le permite tener 15Gb de almacenamiento gratuito a los que podrá acceder desde cualquier equipo electrónico del mundo que cuente con una conexión a internet.
Link: www.dropbox.com
Evernote
Es complicado depender de un papel. A partir de esta premisa, Evernote es una potente herramienta gratuita que nos permite tener en la palma de nuestra mano todas las providencias, peritajes, informes o cualquier otro documento que necesitemos. La aplicación es tan práctica que le permite organizarse por libretas y adjuntar cualquier archivo a los notas con las que se encuentre trabajando. Así, por ejemplo, puede tener dentro de la carpeta “Casos” el divorcio de su buen amigo Pepito en la que incluya la demanda, providencias dictadas, notas de reuniones con la futura ex esposa y más.
Esta aplicación también permite su instalación en varios dispositivos, pudiendo sincronizarlos simultaneamente.
Link: www.evernote.com
Mail Chimp
Los correos electrónicos masivos con una buena base de datos y bien manejados, pueden ser una interesante herramienta de fidelización de clientes. En este sentido, Mail Chimp es una herramienta gratuita que nos permite enviar correos electrónicos a todos nuestros contactos de una base de datos y realizar un posterior seguimiento de quien ha abierto el correo, en que link han dado click, cuantas veces lo han leído, entre otros.
Dentro de este punto es importante resaltar la necesidad de tener ordenada la lista de contactos y que esta incluya correos electrónicos, pues si su base de datos está encabezada por Amiga Playa 1, Amiga Playa 2, y Amiga Playa 3, es poco probable que le saque el jugo a esta herramienta.
Link: www.mailchimp.com
Skype
El abogado en libre ejercicio, como todo empresario, debe ajustarse a las necesidades de su cliente, y cada vez son más frecuentes las solicitudes de reuniones en línea. Ante esta situación propia de la era de la información, Skype es una herramienta muy útil y gratuita que nos permitirá reunirnos rápidamente con clientes o colegas de cualquier parte del mundo, pudiendo así expandir la oferta de sus servicios profesionales más allá de los límites de su provincia.
Link: www.skype.com
Hipchat
Esta herramienta no es tan popular como la anterior, sin embargo, en mi criterio es mucho más dinámica para la comunicación dentro de la oficia. Si ante la llegada de un cliente, su equipo tiene que gritar de oficina a oficina para darle aviso, Hip Chat puede ser una eficiente alternativa que no le costará dinero y cumplirá la misma función sin necesidad de gritar. Adicionalmente, esta herramienta permite el envío de archivos de una manera más rápida y directa que el correo electrónico, particular que le aumenta un par de puntos a favor.
Link: www.hipchat.com
Estas herramientas son ideales para quienes han decidido comenzar una práctica independiente, pero con el paso del tiempo y el crecimiento del Estudio Jurídico se irán presentando necesidades más grandes y complejas que las versiones gratuitas de estas herramientas no podrán satisfacer, punto en el que incluso se deberá analizar la posibilidad de crear un software a la medida de las necesidades surgidas.
Como conclusión, las herramientas son un medio, no un fin. No importa si usted usa Wunderlist o la agenda que le regalaron en la entidad bancaria de su preferencia, sino el eficiente servicio que pueda brindar a sus clientes.
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