La importancia de analizar los objetivos anuales de la firma

El fin de un año calendario brinda oportunidades para revisar lo sucedido en el año precedente y trazar metas para el nuevo año. Las firmas de abogados comparten varias características de otras empresas de la industria de servicios, y al igual que el resto de proveedores, establecen objetivos anuales bajo diferentes criterios. En el caso de los bufetes, los objetivos están frecuentemente relacionados con la cantidad de clientes, horas facturadas, la tasa de éxito en litigios, y otros.

Es vital que los socios de la firma (o al menos el comité administrativo de la firma) tomen un tiempo prudente a fin de año para evaluar —en detalle— el progreso de la firma en el año precedente y trazar los objetivos para el próximo año. Este es el momento de autoevaluación y los socios deben contar con gran cantidad de información y datos a su disposición, para poder así tomar las decisiones adecuadas de cara al futuro.

La evaluación anual, ciertamente, brindará a la firma importantes indicios, que permitirán que reajuste su oferta de servicios. Algunas de las conclusiones importantes que pueden obtenerse de una evaluación anual, son las siguientes:

1. El fin de año permite que la firma conozca cuál es la asignación de carga laboral a lo largo del año, ya que existen meses que tienen mucho trabajo y otros en los que este disminuye. Es posible, por ejemplo, que el trabajo corporativo aumente a fin de año, para asesorar a las empresas en el cierre de sus gestiones, mientras que el trabajo de litigio disminuya, por la disminución del ritmo de trabajo de funcionarios judiciales y administrativos. Sea cual sea el resultado, el análisis de asignación de trabajo ayudará a planificar, de mejor manera, la asignación de recursos humanos, para satisfacer la demanda de servicios en los meses en los que exista un pico de trabajo.

2. La firma también debería evaluar la relación que existe entre los nuevos clientes obtenidos y los clientes con los que ha dejado de trabajar durante el año. La cantidad de nuevos clientes y la importancia de los proyectos ciertamente dependen de muchos factores que la firma no puede controlar (como las tendencias económicas del país y el boom de ciertas industrias). Sin embargo, la firma sí puede utilizar esta información para redirigir, de manera más eficiente, sus esfuerzos de mercadeo y relaciones sociales. Por ejemplo, un declive en la cantidad de trabajo del departamento de derecho laboral podría ser recuperado en subsecuentes años, invirtiendo mayor cantidad de recursos en mercadeo y labor académica en esta área. En último término, el declive en un área de derecho también le sirve a la firma para disminuir el tamaño del número de abogados en ese departamento, atendiendo las tendencias del mercado legal.

3. A nivel de recursos humanos, el fin de año permite comparar el desarrollo y el progreso de sus abogados. ¿Quiénes han reportado mayor trabajo para la firma y quiénes han disminuido su cantidad de horas trabajadas? El criterio objetivo de la cantidad de horas trabajadas anualmente por un asociado, sumado a ciertos criterios subjetivos respecto a su potencial, son los factores determinantes que permitirán a la firma diferenciar a los asociados que se encuentran en buen camino para llegar a ser socios (partner track), de otros que se encuentran rezagados. También es una buena herramienta para reestructurar las funciones de cada uno de estos; es posible que un asociado tenga mejor rendimiento bajo un socio diferente, o en otro departamento de la oficina.

4. La revisión anual también permite evaluar la relación entre la firma y cada uno de sus clientes, de manera específica. Los socios podrán autoevaluarse para saber si consideran que cumplieron con los requerimientos del cliente o si perciben, por el contrario, que pudieron haber brindado un mejor apoyo en determinadas tareas encomendadas. Asimismo, la firma puede evaluar si los clientes están cumpliendo adecuadamente con sus obligaciones de pago y si lo hacen puntualmente. Este ejercicio pormenorizado, llevará a una mejor relación de la firma vis a vis con cada cliente específico.

Una de las características de las firmas exitosas es su capacidad de leer las tendencias del mercado y adaptarse eficientemente a ellas. Si la firma de abogados puede descubrir el surgimiento de una nueva demanda de servicios legales en el país, podrá actuar rápidamente para copar ese vacío, y obtener grandes beneficios. Pero para hacerlo, requiere leer adecuadamente la información que tiene a disposición y tomar decisiones informadas. La revisión cuidadosa de los objetivos anuales de la firma es una de las mejores herramientas que el bufete tiene a su disposición para este fin.

Que tengan todos un muy exitoso 2019.